O papel da controladoria jurídica nos fluxos internos de um escritório de advocacia

Mesmo sendo a advocacia uma atividade de cunho intelectual, os escritórios alinhados com a inovação e que buscam atender os seus clientes com excelência precisam entender que o escritório é uma empresa que precisa de gerenciamento, fluxos e procedimentos internos. Nesse sentido, a controladoria é essencial para o crescimento, bom andamento e qualidade dos trabalhos executados.

A controladoria jurídica é responsável por criar workflow e zelar pela sua eficácia, fazendo com que todos tenham conhecimento e saiba seguir os procedimentos sem atrapalhar o dia a dia da equipe. No decorrer do artigo falaremos sobre a importância e por qual motivo é necessário.

A padronização das atividades, diminui consistentemente a incidência de erros. Além disso, é importante salientar que a intenção não é engessar ou burocratizar os processos internos, mas sim fazer com o que exista um workflow, que nada mais é que um fluxo de trabalho utilizado para aumentar a eficiência, bem como a melhoria contínua nos processos internos utilizados pela equipe.

O dia a dia do advogado é composto por diversas tarefas e por esse motivo ter o workflow é extremamente importante, vez que ele é composto por uma cadeia de tarefas sequenciadas pensadas para maximizar a atenção dada a cada uma delas.

O escritório que entende, desenha e trabalha com um fluxo de trabalho lógico tem diversas vantagens e acrescenta valor ao serviço prestado ao cliente.

Os benefícios principais com a implementação são vários:
 

1 - Redução de custos: com os papéis bem definidos, é possível enxergar onde há desperdícios em relação à contratação de mão de obra, tempo e até mesmo ferramentas, facilitando assim, a visão da necessidade de contratações, relocações e mudanças de estratégias.

2 - Aumento de eficiência e eficácia dos processos: é inegável que quando sabemos o que deve ser feito, quando e como deve ser feito, ganhamos eficiência e eficácia, pois não existe desorganização, pessoas fazendo as mesmas atividades e principalmente os erros são reduzidos, evitando por fim o retrabalho;

3 - Transparência no processamento das informações; A transparência é essencial tanto para a equipe como para o líder, pois quando é seguido o fluxo, todas as informações são inseridas facilitando o entendimento das atividades anteriores e registrando a responsabilidade de cada um que tenha feito qualquer atividade no processo.

4 - Melhoria contínua dos processos; A melhoria continua dos processos é consequência, pois a incidência de erros é reduzida, existe maior conhecimento da equipe em relação a todo o processo e assim a equipe se sente à vontade para dar sugestões. Importante sempre lembrar que a melhoria continua deve fazer parte da cultura do escritório e todos os colaboradores devem saber que as suas sugestões são essenciais para alcançar o almejado.

5 - Facilitação da aprendizagem: a controladoria jurídica, faz os manuais, workflows, diagramas e processos de forma que qualquer colaborador consiga fazer a atividade seguindo o passo a posso ali registrado. Assim, além de o padrão ser criado, ele também facilita o repasse de responsabilidades no caso de substituição de quadro ou realocação da equipe.

O responsável por criar os fluxos e mantê-los vigentes é o controller jurídico, que deve ter um conhecimento em gestão de processos e projetos, vez que nem sempre é fácil obter a adesão da equipe. Deve ser feito com empatia e com uma visão sistêmica.

Esse workflow deve ser simples, de modo a facilitar e não dificultar a vida dos colaboradores. Além disso, deve haver a documentação desses fluxos e a sua publicidade, para que, em caso de algum descumprimento, não seja alegado o desconhecimento das normas e procedimentos criados.

A revisão constante desses processos deve ser feita pela equipe da Controladoria Jurídica, com base nas dificuldades e dores relatadas pelo corpo técnico do escritório.

A equipe precisa ser ouvida e orientada até que todas as dúvidas sejam sanadas. Caso seja observado que algo não está funcionando bem, que o fluxo não está sendo utilizado e que a equipe não teve boa adesão, é necessária a elaboração de uma estratégia e, em último caso, fazer alteração do fluxo.

Faz parte do escopo de trabalho do controller a gestão dos ânimos em relação a receptividade da criação desses processos, vez que o engajamento da equipe é essencial para que tudo flua como esperado. Além disso, o bom relacionamento com o corpo técnico é essencial, pois ninguém melhor que eles para analisar a eficiência e eficácia dos procedimentos.

Existem várias ferramentas no mercado que podem auxiliar na confecção, implementação e utilização do workflow, sendo hoje uma realidade no mundo jurídico e nos escritórios que possuem uma visão inovadora com foco no cliente.

A parte técnica é de extrema importância para alcançar o êxito nas demandas judiciais e extrajudiciais, mas de nada adianta a técnica se não existe organização e procedimentos instaurados.